Chat hỗ trợ
Chat ngay

Định Dạng Dữ Liệu Trong Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

banner-dinh-dang-du-lieu-excel-co-ban-nang-cao

Trong Excel việc định dạng dữ liệu là cực kỳ quan trọng, nó nói lên việc tạo một bảng tính excel có chuyên nghiệp hay không. Và nó giúp chúng ta thực hiện dữ liệu một cách nhanh chóng.

Định dạng phần nghìn, phần thập phân

Thông thường nhập liệu kiểu số thì ta hay nhập thủ công bằng tay.

Ví dụ: 10,000,000 --> Nhập thủ công thường nhập tay như sau: Nhập 10 rồi phẩy rồi 000 rồi phẩy rồi 000.

Tuy nhiên ở đây chúng ta không làm như vậy. Để thực hiện chuyện nghiệp và nhanh nhất mình phải xác định trước là ô đó chúng ta nhập định dạng kiểu gì vào trước.

Nếu là nhập kiểu số thì đầu tiên phải định dạng kiểu số.

Thực hiện: Chọn đối tượng (Ô hoặc cả dãy ô) --> tab Home --> công cụ có dấu “,”

home-dau-phay

Lúc bấy giờ tại ô cần nhập dữ liệu kiểu số thì chỉ cần nhập liền số.

Ví dụ: Nhập mười triệu: 10000000 bằng cách ghi liền nhau mà không cần phải nhập dấu phẩy như trên. Xem kết quả dưới đây:

ket-qua-dau-phay

Các bạn có thể nhập số các bạn cần nhập tiếp tục và nó đã tự động điền dấu phẩy rồi.

Định dạng ngày tháng

Tương tự mình cũng định dạng về kiểu ngày tháng trước như sau:

Thực hiện: Chọn đối tượng (Ô hoặc cả dãy ô) --> tab Home --> nhóm Number --> Chọn Short Date

home-short-date

Tiếp tục nhập ngày tháng. Ở đây mình nhập ngày theo kiểu 4/8, 4/9, 3/3…. sau đó nhấn Enterxem kết quả.

ket-qua-ngay-thang

Định dạng tỉ lệ phần trăm

Thực hiện: Chọn đối tượng (Ô hoặc cả dãy ô) --> tab Home --> Chọn %

home-phan-tram

Sau đó nhập số phần trăm bạn cần và xem kết quả

ket-qua-phan-tram

Những phần trên là cơ bản nhất trong nhập dữ liệu. Bây giờ mình chuyển sang nâng cao hơn về định dạng dữ liệu nhé!

Kiểm tra dữ liệu có phải kiểu số hay không?

Trước khi vào kiểm tra bạn phải hiểu 1 vấn đề về kiểu số như sau: ” Kiểu số thường mặc định nằm phía bên phải của ô chứa nó.”

Dưới đây mình có 1 ví dụ nhỏ:

vi-du-nang-cao

Kiểm tra cột điểm có phải dạng số hay không?

Như trên mình đã lưu ý rằng: “Kiểu số thường mặc định nằm phía bên phải của ô chứa nó”

Tiếp theo, bạn nhìn vào dữ liệu của 2 cột. Lúc bấy giờ có 2 tình huống diễn ra.

  • Tình huống 1: Nó là dạng số và được người tạo bảng căn lề giữa, hoặc trái.
  • Tình huống 2: Nó không phải dạng số.

Để kiểm tra nó xem có phải dạng số hay không chúng ta thực hiện như sau:

Cách 1: Chọn vào ô chứa số đó --> vào dấu ngăn cách tự động (dấu “,”)

Thực hiện: Đặt chuột vào vị trí số cần kiểm tra --> tab Home --> công cụ có dấu “,”

Kết quả hiển thị nếu có phần ngăn cách thập phân thì nó đúng là dạng số. Còn không hiển thịkhác dạng số.

Xem kết quả nhé!

ket-qua-vi-du

Sau khi xem kết quả thì nhận thấy rằng không hiển thị dấu ngăn cách. Như vậy ở đây là  khác dạng số.

Cách 2: Dùng hàm ISNUMBER để kiểm tra. Công thức: =ISNUMBER (ô chứa số).

Thực hiện: Kiểm tra ô D2: =ISNUMBER(D2)

kiem-tra-o-d2

Kết quả trả về:

ket-qua-isnumber

  • TRUE --> Kiểu số
  • FALSE --> Không phải kiểu số

Câu hỏi ở đây? Ta thấy kết quả FALSE và nó đều không phải định dạng kiểu số hết rồi. Có cách nào để chuyển nó về kiểu số hay không. Câu trả lời là: Có!!!

Tại đây tiếp tục xác định kiểu dữ liệu đang là kiểu dữ liệu nào. Nếu số này đang là dạng TEXT thì ta thực hiện chuyển đổi như sau:

  • Dùng hàm Value hoặc dùng công cụ Text to Columns hoặc dùng phép nhân số đó với số 1.

Cách 1: Nhân với số 1

su-dung-nhan-voi-1

Kết quả cho thấy đã chuyển hết từ dạng TEXT sang dạng Số:

ket-qua-nhan-voi-1

Cách 2: Dùng công cụ Text to Columns

Thực hiện: Tích chọn cột Điểm --> Data --> Text to Columns.

dung-text-to-columns

Sau đó next --> next --> Finish là xong.

Xem kết quả đã chuyển thành dạng số và công thức kiểm tra đã trả về TRUE.

ket-qua-text-to-columns

Thực hiện kiểm tra cột Số điện thoại, cột ngày tháng năm… tương tự như vậy.

Video hướng dẫn:

Bài viết hướng dẫn cách định dạng dữ liệu trong Excel từ cơ bản đến nâng cao đã hoàn tất. Nếu các bạn chưa hiểu thì comment bên dưới để mình giải đáp thắc mắc cho các bạn nhé! Chúc các bạn thành công!!!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *